RESUMEN DEL TRABAJO
El asistente administrativo de oficina brindará apoyo crítico a nuestro equipo de almacén y oficina al manejar una variedad de tareas administrativas, garantizar el buen funcionamiento de la oficina y ayudar con las tareas de servicio al cliente. El candidato ideal poseerá excelentes habilidades organizativas y de comunicación, una gran atención al detalle y la capacidad de gestionar múltiples tareas simultáneamente en un entorno de ritmo rápido.

o Responder y dirigir llamadas telefónicas, correos electrónicos y otras comunicaciones entrantes.

o Saludar a los visitantes, clientes y proveedores de manera profesional y amigable.

o Ayudar en la programación de citas, reuniones y recorridos por el almacén.

o Ordene y organice suministros de oficina y refrigerios, asegurándose de que la oficina esté completamente abastecida.

o Mantener un ambiente de oficina ordenado y acogedor ayudando con la decoración de la oficina y las actualizaciones periódicas.

Entrada de datos y mantenimiento de registros:

o Mantener y actualizar las bases de datos internas, garantizando la exactitud de los registros y registros de inventario.

o Ingresar la información de envío y recepción en el sistema, generando informes según sea necesario.

o Ayudar en la preparación de facturas, órdenes de compra y documentación de entrega.

o Procesar la facturación, las notas de crédito y gestionar los ajustes de inventario cuando sea necesario.

Facturación y procesamiento de crédito:

o Escanee y cargue notas de facturación y crédito para un mantenimiento de registros preciso.

o Procesar los créditos de los clientes y mantener la documentación adecuada para las devoluciones, ajustes y reembolsos.

o Ayudar con las consultas generales de facturación y hacer un seguimiento con los clientes sobre el estado del pago según sea necesario.

Comunicación y Coordinación:

o Proporcionar un excelente servicio al cliente a los clientes por teléfono y por correo electrónico.

o Coordinar con el equipo de almacén para rastrear y agilizar los pedidos.

o Servir de enlace entre las operaciones del almacén y la gestión para garantizar un flujo de trabajo fluido y una finalización eficiente de las tareas.

o Asegurar la comunicación oportuna y precisa de cualquier retraso, problema o instrucciones especiales.

Administración de Tecnología y Software:

o Gestionar la administración de Yodeck (por ejemplo, actualización de contenido de señalización digital, programación).

o Apoyar el uso de EZ Text para comunicaciones internas y externas según sea necesario.

o Ayudar con otros sistemas de software o herramientas según sea necesario para las tareas diarias de oficina.

o Administrar y procesar informes de gastos para transacciones con tarjetas de crédito corporativas, asegurando que los recibos y gastos se documenten con precisión.

Planificación de Eventos y Participación en Comités:

o Planificar, organizar y ayudar en la coordinación de eventos de la empresa, incluidas actividades de formación de equipos, fiestas navideñas y eventos de alcance comunitario.

o Participar en comités internos para eventos, iniciativas y proyectos de la empresa, aportando ideas y asistiendo en la ejecución de eventos.

o Manejar la logística de los eventos, incluida la coordinación del lugar, el catering y los suministros, al tiempo que se asegura de que todos los detalles se ejecuten sin problemas.

Mantenimiento general de oficinas:

o Realizar tareas ligeras de limpieza de la oficina, asegurándose de que el entorno de la oficina permanezca ordenado y organizado.

o Ayudar a programar el mantenimiento de rutina o las reparaciones de equipos y suministros de oficina.

 

Tenga en cuenta que esta descripción del trabajo no está diseñada para cubrir o contener una lista completa de actividades, deberes o responsabilidades que se requieren del empleado para este trabajo. Los deberes, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento con o sin previo aviso.